Καλές Πρακτικές

Τα εργαλεία και οι πρακτικές που περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα, προορίζονται να χρησιμεύσουν ως οδηγός για όλες τις ΜΚΟ του τομέα των Κοινωνικών Υπηρεσιών και του Περιβάλλοντος. Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται ως εργαλείο για καλύτερη διοίκηση, για την αύξηση της διαφάνειας και της λογοδοσίας. Η χρήση θα πρέπει να προσαρμόζεται σε σχέση με τους υφιστάμενους πόρους της εκάστοτε ΜΚΟ. Οι πρακτικές και τα εργαλεία αφορούν τις παρακάτω κρίσιμες περιοχές διοίκησης μίας ΜΚΟ (πηγή: http://www.npgoodpractice.org)

Εσωτερική Οργάνωση και Βασικές Υποδομές

Οι βασικές υποδομές είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία μιας ΜΚΟ, ένας παράγοντας που μερικές φορές παραβλέπεται μέσα στον ενθουσιασμό της προσφοράς στην κοινωνία και στο συνάνθρωπο. Διοίκηση. Συνήθως στις ΜΚΟ, ένα Διοικητικό Συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό της αποστολής του οργανισμού και για την παροχή ηγεσίας και σχεδιασμού των επιμέρους στρατηγικών. Η διοίκηση θα πρέπει να καθορίζει ενεργά την πολιτική της ΜΚΟ και να διασφαλίζει ότι ο οργανισμός διαθέτει επαρκείς πόρους για την εκπλήρωση της αποστολής του. Η διοίκηση παρέχει εποπτεία και καθοδήγηση στον γενικού διευθυντή (ή στην άνάλογη θέση υπευθύνου διοίκησης) και είναι υπεύθυνη για την αξιολόγηση των επιδόσεων του/της.

Επικοινωνία

Oι ΜΚΟ θα πρέπει να διαθέτουν οργανωμένα σχέδια και συστήματα για την επικοινωνία, το μάρκετινγκ και τις σχέσεις με τα ΜΜΕ, προκειμένου να προωθούν τους στόχους τους. Ιδιαίτερα η οργανωμένη εσωτερική επικοινωνία, βοηθά στο να παρακινηθούν και να ενημερωθούν οι εθελοντές αλλά και να τεθούν οι βάσεις για την επικοινωνία με εξωτερικούς αποδέκτες. Η εξωτερική επικοινωνία βοηθά στην προσέλκυση χορηγών και στην αύξηση της κοινωνικής ευαισθησίας. Η συνεργασία με τα ΜΜΕ είναι ένα απαραίτητο μέρος της επικοινωνίας που προωθεί αποτελεσματικά την αποστολή ενός οργανισμού στο ευρύ κοινό, στους δωρητές, στους εθελοντές και στους φορείς χάραξης τηε κοινωνικής και περιβαλλοντολογικής πολιτικής.

Οικονομική Διαχείριση

Οι ΜΚΟ έχουν την υποχρέωση να ενεργούν ως υπεύθυνοι διαχειριστές στη διαχείριση των οικονομικών τους πόρων. Θα πρέπει να συμμορφώνεται με όλες τις νομικές απαιτήσεις που σχετίζονται με οικονομικά θέματα (στην Ελλάδα και στην Ευρωπαϊκή Ένωση). Θα πρέπει να τηρούν τις λογιστικές αρχές που διασφαλίζουν τη δημοσιονομική υπευθυνότητα και την ανάπτυξη σχέσεων εμπιστοσύνης με την κοινωνία. Η χρήση των οικονομικών πόρων θα πρέπει να γίνεται με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο. Θα πρέπει επίσης να θεσπίζονται σαφείς πολιτικές και πρακτικές για την τακτική παρακολούθηση για το πώς οι πόροι αυτοί χρησιμοποιούνται.

Χρηματοδότηση

Οι ΜΚΟ διαδραματίζουν σημαντικό κοινωνικό ρόλο στην εξυπηρέτηση ευπαθών κοινωνικών ομάδων. Δρουν ως ενδιάμεσοι μεταξύ των δωρητών και των τελικών δικαιούχων και συνεπώς έχουν ηθική υποχρέωση να διασφαλιστεί η ορθή διαχείριση των κονδυλίων για την εκτέλεση της αποστολής τους. Η συγκέντρωση χρημάτων ή η προσφορά εργασίας σε εθελοντική βάση πρέπει να διεξάγεται σύμφωνα με τα υψηλότερα ηθικά πρότυπα όσον αφορά την επιλογή των δωρητών πελατών, την αποδοχή, την καταγραφή και την υποβολή εκθέσεων για τη χρήση αυτών των πόρων. Οι ΜΚΟ θα θα πρέπει να υιοθετήσουν σαφείς στρατηγικές για τη συγκέντρωση κεφαλαίων αλλά και για τη διασφάλιση της υπεύθυνης χρήσης των σχετικών πόρων. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να ορίζεται ανοικτή και διαφανής επικοινωνία με τους χορηγούς.

Διοίκηση Ανθρωπίνων Πόρων

Η αποτελεσματική διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού είναι ουσιώδης για τη δημιουργία επιτυχημένων δράσεων και την επίτευξη αποτελεσμάτων που έχουν αντίκτυπο. Οι ΜΚΟ θα πρέπει να ασκούν πολιτικές δίκαιης και ισότιμης διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού τους και εάν είναι δυνατόν να χρησιμοποιούν ειδικούς γι αυτό το σκοπό. Εκτός από τη δίκαιη μεταχείριση, σημαντικότατο ρόλο παίζει και η δυνατότητα μέγιστης αξιοποίησης των ανθρωπίνων πόρων. Ως στόχος θα πρέπει να τίθεται και η ικανοποίηση των εθελοντών (προσωπικοί στόχοι) έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η επανασυμμετοχή τους. Οι ΜΚΟ θα πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με όλες τις νομικές απαιτήσεις του Ελληνικού Νόμου που αφορούν την απασχόληση και να παρέχουν ένα ασφαλές περιβάλλον εργασίας. Είναι απαραίτητη η θέσπιση συγκεκριμένων πολιτικών και πρακτικών που προωθούν την αμοιβαία συνεργασία για την προώθηση των συμφερόντων της κάθε οργάνωσης.

Χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής

Η αποτελεσματική και κατάλληλη χρήση της τεχνολογίας είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση της λογοδοσίας, το συντονισμό, τη δημοσιότητα και την υποστήριξη των εσωτερικών διαδικασιών ενός μη κερδο σκοπικού οργανισμού. Μία ΜΚΟ θα πρέπει να διαχειρίζεται τις εσωτερικές της πληροφορίες με εχεμύθεια, ασφάλεια, ακρίβεια, ακεραιότητα και αξιοπιστία. Παράλληλα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να διαχέει πληροφορία στον κυβερνοχώρο για προσελκύει εθελοντές, να ενημερώνει το κοινό, να προσελκύει δωρητές αλλά και να συλλέγει πληροφορίες.

Κινητοποίηση Εθελοντών

Η αποτελεσματική και έγκαιρη κινητοποίηση εθελοντών είναι πολλές φορές κρίσιμη για την επιτυχία μιας δράσης. Ο χρόνος, η προσωπική εργασία, οι γνώσεις και τα ταλέντα που παρέχονται από τους εθελοντές βοηθούν μια οργάνωση μεγιστοποιήσει τα αποτελέσματα της. Οι ΜΚΟ θα πρέπει να ασκούν δίκαιες και ισότιμες πρακτικές διαχείρισης των εθελοντών τους και να υιοθετούν πολιτικές που προσελκύουν ειδικευμένους εθελοντές. Μια αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματος εθελοντισμού μπορεί να αυξήσει σημαντικά την αποδοτικότητα ενός οργανισμού και να ενισχύσει την εμπλοκή της κοινωνίας.

Συνεργασίες

Oι στρατηγικές συμμαχίες μία ΜΚΟ μπορούν να πάρουν πολλές μορφές και μπορούν να χρησιμεύσουν για πολλούς σκοπούς, όπως ο σχεδιασμός κοινών δραστηριοτήτων μέσω συνδυασμένης κατανομής πόρων, η ανταλλαγή πληροφοριών και τεχνογνωσίας, και η βελτίωση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας. Οι εθελοντικές οργανώσεις θα πρέπει να είναι ανοιχτές σε στρατηγικές συμμαχίες και, κατά περίπτωση, θα πρέπει να συνεργάζονται με άλλους οργανισμούς για να ενισχύσουν την ικανότητά τους να επιτύχουν τους στρατηγικούς τους στόχους.

Σχεδιασμός Ενεργειών

Καθορισμός (τμηματοποίηση) και χρονοπρογραμματισμός των επιμέρους διαδικασιών μίας δράσης.

Εργαλείο Γνώσης της Μανθάνουσας ΜΚΟ (pdf)

Το Εργαλείο γνώσης, διευκολύνει τις οργανώσεις να αξιολογούν τη δεξιότητα μάθησης. Αξιοποιεί το μοντέλο των 8 λειτουργιών ως βάση για την αξιολόγηση των δυνατών σημείων και των αδυναμιών. Το ερωτηματολόγιο περιέχει 40 ερωτήσεις, οι οποίες περιέχουν χαρακτηριστικά-κλειδιά των οργανισμών μάθησης. Ο Mark Steinlin παρήγαγε ένα φύλλο το οποίο και προσαρμόστηκε για τις ανάγκες του έργου, το οποίο υπολογίζει τους βαθμούς για καθεμία από τις 8 λειτουργίες και στη συνέχεια τους συνδυάζει σε ένα αραχνοειδές διάγραμμα 8 σημείων. Στη συνέχεια, παρατίθεται το ερωτηματολόγιο αυτό καθώς οι δυνατότητες ευέλικτης αξιοποίησής του (ατομικό επίπεδο, επίπεδο τομέα, επίπεδο δράσης, επίπεδο οργάνωσης) επιτρέπουν την αυτοαξιολόγηση της ΜΚΟ, η οποία, σε συνδυασμό με τον αναστοχασμό και τη συζήτηση που μπορεί να ακολουθήσει αποτελούν το πρώτο καθοριστικό βήμα για τον καθορισμό περαιτέρω πολιτικών και στρατηγικών οργανωσιακής μάθησης, με χρήση των κατάλληλων διαθέσιμων μεθόδων και εργαλείων