Εσωτερική Οργάνωση και Βασικές Υποδομές

Ενδεικτικές Καλές Πρακτικές για ΜΚΟ:

Κανονιστικές διατάξεις

Είναι καλή πρακτική η συμπερίληψη ενός αριθμού κανονιστικών διατάξεων υπό μορφή διοικητικού εγγράφου.
Ενδεικτικός κατάλογος κανονιστικών διατάξεων ΜΚΟ
1. Επωνυμία του οργανισμού και η εξουσία να τροποποιήσει το όνομα.
2. Στόχοι που καθορίζουν με σαφήνεια τη σύσταση της οργάνωσης.
3. Διατάξεις που περιγράφουν λεπτομέρειες για τη σύσταση του οργανισμού.
4. Διατάξεις που αφορούν τις συνεδριάσεις του διαχειριστή και τις διαδικασίες που ακολουθούνται στις συναντήσεις, συμπεριλαμβανομένης της ψηφοφορίας.
5. Διατάξεις για την ένταξη των μελών και του δικαιώματος ψηφου.
6. Προβλέψεις για συνεδριάσεις και εργασίες των μελών.
7. Προβλέψεις για την τήρηση λογαριασμών του οργανισμού και τον έλεγχο του τραπεζικού λογαριασμού του.
8. Διατάξεις που αφορούν διαβεβαιώσεις ότι οι διαχειριστές δεν έχουν προσωπικό συμφέρον.
9. Πρόβλεψη για την τροποποίηση του εγγράφου.
10. Πρόβλεψη για τη διάλυση του οργανισμού.

Στρατηγικός σχεδιασμός

Το στρατηγικό σχέδιο είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την καθοδήγηση των εργασιών για κάθε Μ.Κ.Ο. Εξυπηρετεί την αποτελεσματικότητα των ενεργειών της μακροχρόνια αλλά και τη βιωσιμότητα. Ο στρατηγικός σχεδιασμός που εφαρμόζεται αρχικά περιλαμβάνει κάποια βήματα τα οποία είναι τα εξής:
Ενδεικτικό Στρατηγικό Σχέδιο- Βασικές Αρχές
1. Η προετοιμασία του σχεδίου
2. Η αποσαφήνιση της εντολής και το πεδίο εργασίας.
3. Η ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος.
4. Η ανάλυση του εσωτερικού περιβάλλοντος.
5. Ο προσδιορισμός των στρατηγικών ζητημάτων.
6. Ο καθορισμός των στρατηγικών στόχων.
7. Ο ορισμός των στρατηγικών για την αντιμετώπιση των στρατηγικών στόχων.
8. Ο προσδιορισμός των πόρων που απαιτούνται.
9. Η κατάρτιση του εσωτερικού σχεδίου.
10. Ο υπολογισμός κόστους του σχεδίου αναδιάρθρωσης.
Μόλις καταγραφεί το στρατηγικό σχέδιο, ο οργανισμός θα πρέπει να διαμορφώσει ένα ετήσιο πρόγραμμα δράσης και τον ετήσιο προϋπολογισμό. Ο στρατηγικός σχεδιασμός μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους και με διάφορες προσεγγίσεις. Μια ΜΚΟ που δραστηριοποιείται αρκετά χρόνια μπορεί να καθορίσει τις δικές του προτεραιότητες και να αναπτύξει ένα τριετές στρατηγικό σχέδιο για την δράση του.

Ενδεικτική δομή Τριετούς Στρατηγικού Σχεδίου

1. Συνοπτική παρουσίαση.
2. Δήλωση οράματος.
3. Έκταση των εργασιών.
4. Ανάλυση εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος.
5. Κύρια θέματα στρατηγικής σημασίας.
6. Στρατηγικοί στόχοι που συμφωνήθηκαν και οι στρατηγικές επίτευξής τους.
7. Εκτίμηση ανθρώπινων πόρων.
8. Πρόβλεψη προϋπολογισμού

Ενδεικτικά βήματα για το σχεδιασμό του Στρατηγικού Σχεδίου

Υπάρχουν 10 ενδεικτικά βήματα για την ανάπτυξη ενός τέτοιου στρατηγικού σχεδίου. Είναι σημαντικό να τεκμηριώνονται τα αποτελέσματα και οι συζητήσεις για κάθε βήμα προσεκτικά ώστε να παρέχει μια βάση για το στρατηγικό σχέδιο. Οι σημειώσεις της συζήτησης θα είναι επίσης χρήσιμες για την ανάπτυξη του ετήσιου σχεδίου ομαδικής εργασίας και τον ετήσιο προϋπολογισμό.
- ΒΗΜΑ 1: Προετοιμασία σχεδίου. Εδώ αναλύεται ο αριθμός του απαραίτητου προσωπικού ανά τομέα/δράση, των μελών και των ενδιαφερόντων, ο ρόλος που θα έχουν και το διοικητικό έργο του σώματος της ΜΚΟ καθώς και το χρονικό διάστημα του στρατηγικού οργανισμού.
- ΒΗΜΑ 2: Διασαφήνιση της εντολής και του πεδίου εργασιών. Σε αυτό το σημείο παρουσιάζεται ο σκοπός του οργανισμού, οι κανόνες και οι αρχές που θα ακολουθηθούν, η περιγραφή των εργασιών των μελών και του προσωπικού (προφίλ θέσεων).
- ΒΗΜΑ 3: Ανάλυση εξωτερικού περιβάλλοντος. Περιγράφονται οι ανάγκες για δράση στον τομέα των κοινωνικών υπηρεσιών ή του περιβάλλοντος, τα αίτια και οι τρόποι αντιμετώπισής τους.
- ΒΗΜΑ 4: Εσωτερική ανάλυση περιβάλλοντος. Περιγράφεται η διαθεσιμότητα των ανθρώπινων και οικονομικών πόρων.
- ΒΗΜΑ 5: Προσδιορισμός στρατηγικών ζητημάτων. Αυτό το βήμα στηρίζεται στα 4 προηγούμενα βήματα και εξυπηρετεί στον προσδιορισμό των ζητημάτων που σχετίζονται με τους στόχους, την οργάνωση και την ανάλυση του περιβάλλοντος.
- ΒΗΜΑ 6: Καθορισμός στρατηγικών στόχων. Σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να εντοπιστούν οι στρατηγικοί στόχοι για την καθοδήγηση του οργανισμού.
- ΒΗΜΑ 7: Καθορισμός των στρατηγικών. Σε αυτή τη διαδικασία πρέπει να επιλεγεί ο συνδυασμός στρατηγικών για κάθε στρατηγικό στόχο. Οι στρατηγικές αυτές αφορούν στην εργασία, στη χρηματοδότηση των δράσεων της ΜΚΟ και στη δικτύωση.
- ΒΗΜΑ 8: Προσδιορισμός των πόρων. Περιγράφεται η διαθεσιμότητα των οικονομικών πόρων, οι φορείς χρηματοδότησης καθώς και οι ανθρώπινοι πόροι που απαιτούνται.
- ΒΗΜΑ 9: Η οργανωτική ικανότητα του σχεδίου. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας του στρατηγικού σχεδιασμού ένας σημαντικός αριθμός των στρατηγικών συσχετίζεται με τη τη οργανωτική ικανότητα της ΜΚΟ.
- ΒΗΜΑ 10: Η κοστολόγηση του στρατηγικού σχεδίου. Αυτό το βήμα αφορά τους πόρους που απαιτούνται για το στρατηγικό σχέδιο, ενώ παράλληλα εξετάζονται οι παράγοντες που επηρεάζουν την κοστολόγησή τους.