Σχεδιασμός Ενεργειών

Έργο και Διοίκηση

Το πλαίσιο λειτουργίας μίας ΜΚΟ και το ευρύτερο πλαίσιο δράσης της είναι αρκετά διαφορετικό από έναν κλασσικό οργανισμό ή επιχείρηση. Ειδικά οι ΜΚΟ που δραστηριοποιούνται στον τομέα των κοινωνικών υπηρεσιών και του περιβάλλοντος βρίσκονται, ως οργανισμοί, αντιμέτωπες με τη διαχείριση μιας πολύπλοκης κατάστασης από άποψης διαχείρισης πόρων και ανθρωπίνου δυναμικού. Οι ΜΚΟ αντιμετωπίζουν ειδικά προβλήματα διαχείρισης, για παράδειγμα, ζητήματα στρατηγικού σχεδιασμού, αποτελεσματικής κατανομής του προϋπολογισμού, διαχείρισης διαδικασιών στελέχωσης, οργάνωσης της διοικητικής τους δομής. Αντιμετωπίζουν επίσης προβλήματα στη διαχείριση των εξωτερικών τους σχέσεων όπως στις σχέσεις με την κυβέρνηση, τον ιδιωτικό τομέα, άλλες ΜΚΟ και πληθυσμό- στόχο τους. Η αποτελεσματικότητα των ΜΚΟ ως φορέων ανάπτυξης και αλλαγής εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την επιτυχή λύση αυτών των εσωτερικών και εξωτερικών προβλημάτων Διαχείρισης (Management).

Η μοναδικότητα των ΜΚΟ ως οργανισμών (τύπος και φύση του απασχολούμενου προσωπικού, νομική υπόσταση, πεδίο δράσης, οργανωτική δομή, πλαίσιο λειτουργίας) δεν επιτρέπει την αυτούσια εφαρμογή των κλασσικών μεθόδων της Διαχείρισης Έργου (Project Management) ή Διαχείρισης Οργανισμών (Operational Management). Η εφαρμογή όμως προσαρμοσμένων μεθόδων πιθανώς να έλυνε τα οργανωτικά τους προβλήματα και για αυτό η σύγχρονη βιβλιογραφία αντιμετωπίζει σχετικά ευνοϊκά την εφαρμογή μεθόδων διαχείρισης που χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις.

Τα αρχικά βήματα πριν την υλοποίηση ενός έργου

Η Διαχείριση Έργου είναι ουσιαστικά η εφαρμογή γνώσεων, εργαλείων, δεξιοτήτων και τεχνικών κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου με σκοπό να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των συμμετεχόντων.
Η υλοποίηση ενός έργου (ιδίως μεγάλου σε μέγεθος) δεν είναι απλή υπόθεση. Περιλαμβάνει τα παρακάτω βήματα:
1. Ανεπίσημη έναρξη έργου (προαιρετικό)
2. Αρχικοποίηση έργου
3. Σχεδιασμός
4. Υλοποίηση
Δηλαδή για να αρχίσει ένα έργο προηγούνται ένα προαιρετικό και δύο υποχρεωτικά βήματα. Αυτό συμβαίνει γιατί σύμφωνα με τις αρχές της Διαχείρισης Έργων, όλα τα βήματα που θα γίνουν για να υλοποιηθεί το έργο θα πρέπει να έχουν σχεδιαστεί από πριν με τη μεγαλύτερη δυνατή λεπτομέρεια.

Τμηματοποίηση του έργου σε φάσεις

Εφόσον έχουν τεθεί οι στόχοι του έργου και άρα είναι σε γενικές γραμμές γνωστό τι πρέπει να γίνει για να υλοποιηθεί, ακολουθεί η τμηματοποίηση του έργου. Πριν συνεχίσουμε, λίγα λόγια για τη γενική πορεία υλοποίησης των έργων. Συνήθως τα έργα όλων των τομέων χωρίζονται σε 4 φάσεις: προδιαγραφές, σχεδίαση, υλοποίηση, έλεγχος και εκτέλεση. Οι φάσεις αυτές ακολουθούν τη συγκεκριμένη σειρά (π.χ. δεν μπορεί να γίνει υλοποίηση πριν τη σχεδίαση) αλλά μπορούν να υπάρχουν και άλλες φάσεις εμβόλιμες ανάλογα με το έργο. Ένα έργο λοιπόν τμηματοποιείται αρχικά σε φάσεις.

Τις φάσεις μπορεί να τις συναντήσει κανείς στη βιβλιογραφία ως υποέργα, τυπικά υποέργα, πακέτα εργασίας. Ουσιαστικά υπάρχουν υποδιαιρέσεις σε μικρότερα κομμάτια με την εξής γενική σειρά: Έργο-Φάση (ή υπο-έργο)-Πακέτο Εργασίας (Work Package)-Δράση (Task). Ανάλογα με το μέγεθος του έργου γίνεται και η ανάλογη κατάτμηση, για παράδειγμα σε μικρά έργα παραλείπεται η τμηματοποίηση σε υπο-έργα κτλ και χρησιμοποιούνται κατευθείαν τα πακέτα εργασίας. Σε πολύ μεγάλα έργα χρησιμοποιούνται όλοι οι παραπάνω όροι. Η τμηματοποίηση ενός έργου έχει και κάποια όρια με την έννοια ότι δεν είναι πρακτικό να τμηματοποιηθεί το έργο σε πολύ μικρά κομμάτια. Συνήθως το μέγεθος των κομματιών μετριέται με βάση τη διάρκειά τους. Έτσι τα μικρότερα κομμάτια δεν θα πρέπει να έχουν διάρκεια μικρότερη του 1 με 1,5 μήνα.

Εμπλεκόμενοι

Ένας σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει την υλοποίηση του έργου είναι η συμπεριφορά όσων το επηρεάζουν με εσωτερικό ή εξωτερικό τρόπο. Οι Εμπλεκόμενοι (Stakeholders) είναι άνθρωποι ή οργανισμοί οι οποίοι είναι άμεσα σχετιζόμενοι με το έργο ή επηρεάζονται από την εκτέλεσή του ή τα αποτελέσματά του. Επηρεάζουν τους σκοπούς ή/και τα αποτελέσματά του έργου και για αυτό θα πρέπει να καταγραφούν και να γίνει αποτελεσματική διαχείριση της επιρροής τους. Αποτελούν δε πηγές κινδύνου ή ευκαιριών.

Μερικά παραδείγματα εμπλεκομένων:
- Υπεύθυνος Έργου
- Πελάτης/Χρήστης: ο οποίος θα χρησιμοποιήσει τα αποτελέσματα του έργου (μπορεί να διαφέρουν ή να ταυτίζονται ανάλογα με το έργο).
- Η Ομάδα Έργου
- Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου
-Ο Sponsor
- Ομάδες επιρροής (μη κυβερνητικές οργανώσεις, το δημόσιο)
- Κοινωνικό, πολιτικό, οικογενειακό περιβάλλον
Όπως αναφέρθηκε, οι εμπλεκόμενοι μπορεί να προωθήσουν το έργο (π.χ. μέσω συμμετοχής σε έρευνες, σπονσοράρισμα πολιτικό ή/και οικονομικό) οπότε χαρακτηρίζονται ως θετικοί ή και να δημιουργήσουν κινδύνους για το έργο οπότε χαρακτηρίζονται ως αρνητικοί. Σε κάθε περίπτωση αν αγνοηθούν μπορεί να προκαλέσουν ζημία στο έργο.